Agenda automática

Para que serve

Em vez de a recepção posicionar sessão por sessão, a plataforma cruza a jornada de trabalho da equipe com a disponibilidade e as necessidades do paciente e propõe uma grade semanal inteira de uma vez. Você revisa a proposta e só o que ficar marcado vira agendamento de verdade.

Antes de começar

A geração atravessa dois cadastros, e os dois precisam estar prontos.

Do lado da equipe, a jornada de trabalho, no bloco "Jornada" dentro do diálogo de edição do profissional, em Profissionais. Cada linha é uma unidade, um dia da semana e um horário de início e fim, e o normal é ter mais de uma linha no mesmo dia: quem trabalha das 08:00 às 12:00 e das 14:00 às 18:00 tem duas. Sem nenhuma linha, a própria tela avisa: "Sem jornada cadastrada. Enquanto ela não existir, este profissional não entra na geração automática de agenda."

Do lado do paciente, três coisas, na tela de cadastro ou na aba "Necessidades" do perfil: os dias da semana em que ele pode ser atendido, ao menos um horário de disponibilidade ("De" e "Até"), e uma linha por "Especialidade" com "Horas por semana" e "Mínimo de profissionais". O campo "Teto de sessões por dia" é opcional e limita quantos atendimentos o paciente aceita no mesmo dia.

Quem gera precisa de Completo nos dois módulos ao mesmo tempo, Pacientes e Agenda.

Como fazer

Existem dois pontos de entrada, com o mesmo motor por trás.

No cadastro de um paciente novo, em /dashboard/patients/new, marque "Gerar agenda automaticamente" e preencha "Gerar de" e "Gerar até". Aqui não é preciso clicar em "Verificar disponibilidades": enquanto o paciente não existir, o botão fica desabilitado, com o aviso "Salve o cadastro do paciente para verificar disponibilidades." Clique em "Salvar" e a proposta é montada sozinha logo depois de o paciente ser criado.

No perfil de um paciente já cadastrado, abra a aba "Necessidades" e use o card "Gerar agenda automaticamente" no rodapé: preencha "Gerar de" e "Gerar até" e clique em "Verificar disponibilidades".

Nos dois casos aparece o painel "Proposta de agenda", com uma lista por especialidade. Cada linha é uma sessão semanal, com o dia, o horário, o profissional, a unidade e a sala, e vem com a caixa já marcada. Desmarque o que não quiser.

O que não coube aparece embaixo, sob o título "Não coube", com o motivo escrito por extenso. Os motivos possíveis são:

• "Nenhum profissional da clínica atende esta especialidade."
• "Nenhum profissional trabalha nos dias e horários que o paciente tem livres."
• "Os profissionais disponíveis já estão ocupados nesses horários."
• "O limite de consultas por dia foi atingido."
• "Não há profissionais suficientes para o mínimo pedido."
• "A busca por horários foi interrompida antes de terminar. Tente reduzir os dias ou as especialidades e verificar de novo."

Para gravar, clique em "Gerar agenda" no cadastro novo, ou em "Regerar agenda" no perfil. O aviso de sucesso diz quantos agendamentos foram criados: "Agenda gerada: 6 agendamentos." no cadastro novo, "Agenda regenerada: 6 agendamentos." no perfil.

O que costuma surpreender

Verificar não cria agendamento nenhum, mas não é só leitura. Nada entra no calendário até você clicar em "Gerar agenda" ou "Regerar agenda", e o que entra é exatamente a lista que ficou marcada na tela, nem uma sessão a mais. O que muda entre as duas telas é o cadastro do paciente: na tela de cadastro, "Verificar disponibilidades" salva antes de montar a proposta, gravando a disponibilidade, os dias, as necessidades e o teto de sessões que estão na tela. Precisa ser assim, porque a proposta é montada a partir do que está gravado, não do que está digitado: verificar contra disponibilidade não salva não daria uma resposta menor, daria uma resposta errada. Já na aba "Necessidades" do perfil o botão não salva nada; ali quem grava é o "Salvar necessidades", e é ele que você precisa clicar antes de verificar se acabou de mudar alguma coisa.

Três coisas, e só três, impedem a geração. Enquanto faltar alguma, "Verificar disponibilidades" fica desabilitado e a tela lista o que falta sob "Para verificar a agenda, faltam:":

• "Marque os dias da semana em que o paciente pode ser atendido."
• "Adicione ao menos um horário de disponibilidade do paciente."
• "Informe quantas horas por semana o paciente precisa de cada especialidade."

A tela recusa de propósito em vez de rodar assim mesmo. Sem os dias ou sem os horários não existe janela nenhuma de disponibilidade, e o motor responderia "Nenhum profissional trabalha nos dias e horários que o paciente tem livres", culpando a equipe por um campo que ninguém preencheu.

Nada disso tem a ver com o bloqueio de check-in do paciente. O card "Bloqueios" do perfil para uma coisa só, o check-in do próprio paciente na recepção. Ele não impede gerar agenda, e gerar agenda não o consulta.

Sala nunca impede um horário. A sala é escolhida por último, depois de todas as sessões já colocadas, e é a primeira livre da unidade. Se não sobrar nenhuma, a sessão sai assim mesmo, marcada "sem sala" na proposta, e a recepção resolve depois. Recusar um bom horário de terapeuta por falta de sala seria pior.

Só horário fixo ocupa o slot semanal. Ao montar a proposta, o motor considera ocupado o que se repete toda semana. Um agendamento avulso não bloqueia a vaga semanal, mas também não some do mapa: a linha da proposta avisa "colide em N ocorrências", em vermelho, para você decidir. É a mesma regra da agenda: avisa, não bloqueia.

Regerar apaga, e apaga só o que ela mesma criou. No perfil, "Regerar agenda" encerra os horários fixos que foram gerados automaticamente para aquele paciente e remove as ocorrências futuras deles, antes de criar as novas. O diálogo de confirmação diz o número exato, buscado na hora em que ele abre: "Isto vai remover 6 agendamentos futuros gerados automaticamente e criar os novos no lugar. Agendamentos criados à mão não são afetados, e ocorrências que alguém editou ou remarcou continuam na agenda. Esta ação não pode ser desfeita." O que a recepção marcou à mão nunca é tocado.

Busca interrompida não é falta de terapeuta. São dois motivos diferentes, de propósito. Quando a tela diz que a busca por horários foi interrompida antes de terminar, o motor desistiu de procurar antes de conseguir provar qualquer coisa, e o caminho é reduzir os dias ou as especialidades e verificar de novo. Esse motivo nunca é mostrado junto de "Não há profissionais suficientes para o mínimo pedido." para a mesma especialidade, justamente para a tela não afirmar uma falta que não chegou a apurar.

Quem enxerga

Gerar exige Completo em Pacientes e Completo em Agenda ao mesmo tempo. Quem tem só Completo em Pacientes cadastra o paciente e edita as necessidades normalmente, mas encontra "Gerar agenda automaticamente" e "Verificar disponibilidades" desabilitados, com a explicação na própria tela. Editar a jornada de um profissional é do módulo Profissionais e exige Completo; Leitura só abre o painel "Jornada".