Autoatendimento

Para que serve

É a fila de espera da clínica tornada visível: quem chegou, quem já foi chamado, quem está em atendimento. Um totem na recepção deixa o próprio paciente confirmar a chegada; um painel na sala de espera chama o próximo em voz e por escrito; e a tela de fila, aqui no painel, é de onde a recepção opera tudo isso. É um produto vendido à parte, não algo que toda clínica tem.

Antes de começar

O produto Autoatendimento precisa estar contratado pela clínica; sem ele, o grupo inteiro some da barra lateral. É preciso ter ao menos uma unidade cadastrada em Unidades e Salas. Para chamar alguém da recepção (não de um agendamento), é preciso ter ao menos um guichê cadastrado. E se a clínica quiser que um paciente não identificado no totem caia automaticamente numa fila em vez de ficar sem destino, precisa marcar um assunto da recepção como geral, com pelo menos um atendente.

Como fazer

Colocar um dispositivo para funcionar. Em /dashboard/self-checkin/devices, clique em "Adicionar dispositivo", preencha "Nome", escolha o "Tipo" ("Totem de check-in" ou "Painel de chamada") e a "Unidade", e clique em "Criar dispositivo". A tela "Acesso do dispositivo" mostra o usuário e a senha gerados; anote agora, porque a senha não aparece de novo. Use essas credenciais para entrar na tela de login do próprio totem ou painel. Para trocar de senha depois, use "Gerar nova senha"; para renomear, "Renomear"; para tirar de uso sem apagar, "Desativar" ou "Ativar".

Atender a fila. Em /dashboard/self-checkin/queue, ou direto em /dashboard/self-checkin, que redireciona para lá. Antes de chamar qualquer entrada de recepção, clique em "Assumir guichê", escolha o "Guichê" e clique em "Assumir"; o guichê assumido aparece como "Guichê:" seguido do nome dele, com um botão "Sair do guichê" ao lado. Para registrar uma chegada manualmente, clique em "Nova entrada": a aba "Por agendamento" busca o paciente e lista os agendamentos elegíveis para check-in agora; a aba "Por assunto" pede o "Assunto", a "Unidade" (quando a clínica tem mais de uma) e, se a pessoa não for uma paciente cadastrada, "Nome" e "CPF". Clique em "Adicionar à fila". Para avançar o próximo da fila sem escolher, clique em "Chamar próximo"; para agir sobre uma linha específica, use o botão que aparece nela: "Chamar", "Iniciar atendimento", "Concluir", "Não apareceu" ou "Cancelar", conforme o status atual.

Configurar o autoatendimento. Em /dashboard/self-checkin/settings. Em "Janela de check-in", defina "Antecedência máxima (minutos)" e "Atraso máximo (minutos)" e clique em "Salvar". Em "Assuntos da recepção", clique em "Novo assunto", preencha "Nome" e "Posição", marque "Assunto geral (recebe quem não foi identificado)" se for o caso, escolha os "Atendentes" e clique em "Salvar". Em "Guichês", clique em "Novo guichê", preencha "Nome" e "Unidade" e clique em "Salvar"; um guichê ocupado por outra pessoa mostra "Liberar" ao lado do nome dela. Em "Som da chamada", escolha o "Som" e clique em "Salvar". Em "Aparência dos dispositivos", escolha o "Tema", e para "Personalizada" preencha "Cor de fundo" e "Cor da fonte", e clique em "Salvar".

Consultar o histórico dos guichês. Em /dashboard/self-checkin/desk-history, ou pelo link "Histórico dos guichês" na própria tela de fila. Filtre por "Filtrar por guichê" ou "Filtrar por usuário".

O que costuma surpreender

A fila tem escopo por unidade: uma unidade nunca chama alguém da outra. Um profissional só alcança as unidades às quais está vinculado no próprio cadastro; a tela de fila, o botão "Chamar próximo" e cada guichê disponível para assumir mostram só isso. Numa clínica de unidade única isso passa despercebido, mas numa clínica com duas ou mais, tentar registrar ou chamar alguém fora das próprias unidades é recusado, não só escondido.

Uma espera vencida não é apagada, nem marcada como expirada: ela simplesmente para de contar. A fila de um dia é sempre a fila de hoje, no calendário da própria clínica; não existe um processo rodando à meia-noite para limpar o que sobrou de ontem. Uma entrada que ficou parada desde o dia anterior some da tela assim que o dia vira, porque a consulta do dia seguinte não pergunta mais por ela, não porque alguém tenha ido lá apagar.

Um paciente bloqueado é tratado diferente conforme o canal. Pela tela de fila, um check-in "por agendamento" para um paciente com bloqueio ativo é recusado com o motivo na tela, no formato "Paciente bloqueado:" seguido do texto cadastrado no bloqueio. No totem, o aviso não diz o motivo: o paciente só vê uma saudação pelo primeiro nome, seguida de "Por favor, fale com a recepção antes do seu atendimento."; se a clínica tiver um assunto geral configurado, ele já é registrado nesse assunto na hora, com "Você já está na fila." completando o aviso. Sem assunto geral configurado (ou se esse registro automático falhar), ele não entra em fila nenhuma sozinho, mas a lista de assuntos aparece embaixo do aviso do mesmo jeito que apareceria para um visitante não identificado, e ele pode se cadastrar manualmente em qualquer um deles. O bloqueio impede a rota automática, não a manual.

Assumir um guichê é obrigatório para chamar da recepção, e só se pode estar em um por vez. Um recepcionista que já assumiu "Guichê 1" precisa sair dele antes de assumir outro; tentar chamar sem estar em nenhum guichê mostra "Assuma um guichê para chamar esta pessoa.". Um guichê que ninguém liberou ontem volta a aparecer livre hoje sozinho, na mesma lógica da fila.

Só quem tem Administrador em Autoatendimento configura, libera um guichê à força ou vê o histórico. Atender a fila no dia a dia, incluindo assumir o próprio guichê, pede só Completo; mas assuntos da recepção, tolerâncias, guichês, dispositivos, bloqueios de paciente, liberar o guichê de outra pessoa e o histórico que registra essa liberação exigem Administrador.

O painel de chamada nunca mostra o nome completo do paciente. Ele imprime o primeiro nome mais a inicial do último, como "Joao S.", ou só o primeiro nome quando não há sobrenome. É uma regra de privacidade para uma tela que a sala de espera inteira enxerga, não uma escolha de layout. O som da chamada também só toca depois que alguém no painel tocar em "Toque para ativar o som" uma vez, por causa do navegador, e uma chamada que já estava entre as últimas ao abrir a tela nunca soa, só a que chega depois.

Quem enxerga

Módulo Autoatendimento. Leitura vê só o próprio recorte da fila (as entradas de agendamento com esse profissional, mais as entradas de recepção dos assuntos que ele atende) e não age em nada. Completo opera a fila inteira da clínica dentro das próprias unidades: chamar, criar entrada manual, mudar status, assumir e sair do próprio guichê. Administrador acrescenta a configuração de assuntos, tolerâncias, guichês, dispositivos e bloqueios de paciente, além de liberar um guichê à força e ver o histórico dos guichês.