Convênios

Para que serve

Registra com quais operadoras de saúde a clínica é credenciada, qual plano cada paciente tem e quantas sessões de cada serviço a operadora autorizou. A partir daí, a agenda passa a dizer, em cada atendimento, quem paga por ele, e o saldo da autorização acompanha o que de fato aconteceu.

Antes de começar

O produto Convênios precisa estar contratado pela clínica; sem ele, o item não aparece na barra lateral e a aba não aparece na ficha do paciente. Para criar uma autorização é preciso ter, nesta ordem: o convênio cadastrado, um plano ativo ligando aquele paciente àquele convênio, e o serviço no catálogo da clínica.

Como fazer

Cadastrar a operadora. Em /dashboard/insurance, aba "Convênios", clique em "Adicionar Convênio". Preencha "Nome" e, se quiser, "Registro ANS" e "Observações". Para tirar de circulação, use "Inativar", e "Reativar" para trazer de volta.

Ligar o paciente ao convênio. No perfil do paciente, aba "Convênios", card "Planos do paciente", clique em "Adicionar plano". Escolha o "Convênio", informe a "Carteirinha" e, se houver, a "Validade da carteirinha". O mesmo paciente pode ter plano em vários convênios, um por linha, mas nunca dois no mesmo convênio.

Registrar a autorização. No mesmo lugar, card "Autorizações", clique em "Nova autorização". Escolha o "Plano do paciente" e o "Serviço", informe a "Quantidade de sessões", o "Início da validade" e o "Fim da validade", mais "Número da guia", "Senha" e "Observações" se a operadora tiver dado. Cada autorização aparece como um card com o status ("Ativa", "Esgotada", "Vencida" ou "Cancelada"), o saldo no formato "Restam 9 de 10", o "Extrato" de tudo que já foi consumido, e os botões "Registrar consumo" e "Cancelar autorização".

Acompanhar a clínica inteira. A aba "Autorizações" de /dashboard/insurance, que é a que abre por padrão, tem três contadores: "Vencendo em até 14 dias", "Saldo baixo" (3 sessões ou menos) e "Sem cobertura com agendamento futuro". Abaixo deles, uma tabela filtrável por "Todas", "Ativas", "Vencendo", "Saldo baixo", "Esgotadas", "Vencidas" e "Canceladas". Clicar numa linha abre a ficha daquele paciente.

O que costuma surpreender

A autorização é consumida pelo status do agendamento, não pelo ato de agendar. Marcar dez sessões na agenda não gasta nada. O que gasta é marcar o atendimento como "Atendido" no popover da agenda: nesse instante, uma sessão sai do saldo. Tirar de "Atendido", para qualquer outro status, devolve a sessão na mesma hora. "Faltou" e "Desmarcado" nunca consomem coisa alguma.

Quando há mais de uma autorização que serve, gasta primeiro a que vence antes. Entre as autorizações ativas do mesmo serviço, o sistema escolhe a de validade mais próxima do fim, para usar antes de perder. Você não escolhe qual, e não precisa: a mais folgada fica para depois.

O interruptor de particular também mexe no saldo. No popover, ligar "Atendimento particular (não consumir convênio)" num atendimento já "Atendido" devolve a sessão ("Atendimento marcado como particular."); desligar consome de novo ("Atendimento voltará a consumir o convênio."). É a saída para o atendimento que a clínica não quer cobrar do convênio, sem precisar mexer no cadastro.

Saldo não é um campo guardado, é uma conta refeita a cada leitura. O "Restam X de Y" é sempre o total autorizado menos o que está no extrato, e o status vem da mesma conta, com uma ordem fixa: cancelada vence vencida, que vence esgotada, que vence ativa. Não existe um saldo destrancado do que aconteceu de verdade, porque não existe saldo gravado. "Cancelar autorização" também não apaga histórico: as sessões já registradas continuam no extrato, a autorização só deixa de aceitar novos consumos.

Sem autorização, a agenda avisa e segue. Um paciente com plano ativo mas sem nenhuma autorização vigente para aquele serviço ganha um ícone de alerta no card da agenda. O texto "Sem autorização vigente" não fica escrito no card: ele é o rótulo do ícone, que aparece ao passar o mouse por cima e é o que o leitor de tela anuncia. Quem escreve por extenso é o popover, com o nome do serviço: "Sem autorização vigente de Fonoaudiologia. Este atendimento contará como particular." O atendimento acontece normalmente, é registrado normalmente, e simplesmente não consome nada. Falta de cobertura nunca impede um agendamento, do mesmo jeito que conflito de horário não impede.

Em "Faltou" e "Desmarcado" o convênio some da tela inteira. Nem o ícone de alerta no card, nem a linha de cobertura no popover, nem o interruptor de particular. É a mesma regra de quem nunca vai consumir nada: avisar que falta cobertura para uma visita que não vai acontecer é ruído, e oferecer marcá-la como particular só sujaria o extrato à toa.

"Registrar consumo" é para a sessão que não passou pela agenda. Ele existe para o atendimento faturado por fora. Por isso, no "Extrato", o botão "Excluir" só aparece nas linhas de registro manual. Para desfazer o consumo de um agendamento, mude o status do agendamento; não há como mexer no extrato por baixo dele.

Um convênio com paciente vinculado não some. Ele só é inativado, nunca apagado, e o mesmo vale para um serviço que já tenha autorização.

Quem enxerga

Módulo Convênios. Com Nenhum, o item "Convênios" não aparece na barra lateral e a aba "Convênios" não aparece na ficha do paciente. Leitura abre a página, os contadores, a tabela e a aba do paciente, sem nenhum botão de escrita, e é o que faz a linha de cobertura aparecer no popover da agenda. Completo cadastra e inativa convênio, adiciona e edita plano, cria e cancela autorização, e registra ou exclui consumo manual. O interruptor "Atendimento particular (não consumir convênio)" é o único que depende de dois módulos: Leitura em Convênios mais Completo em Agenda.